Eén dag stemmen, maanden organiseren

Hoe lang zijn jullie bezig met de organisatie rondom de verkiezingen?

Monique: “Ongeveer een half jaar van tevoren beginnen we al met de voorbereidingen. En na de verkiezingen zijn we ook nog een aantal weken bezig met afronden.” 
Daniella: “Het is zeker niet alleen die ene dag. Ook na de verkiezingsdag is er nog een hoop administratief werk te doen. Het is inderdaad een proces van maanden.”

Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van verkiezingen?

Daniella:

“Het begint met de basis: alle stembureaulocaties aanschrijven en controleren of ze beschikbaar zijn. Tegelijkertijd kijken we of er nieuwe locaties zijn die beter voldoen aan de eisen voor toegankelijkheid, want dat wordt steeds belangrijker.
Daarna regelen we alles rondom communicatie en drukwerk: stempassen, kandidatenlijsten, verkiezingsposters en de postbezorging. Dat lijkt simpel, maar het is een hele logistieke operatie.”

Monique:

“Ik richt me vooral op de bezetting van de stembureaus en het centraal tellen. Gelukkig hebben we een grote groep ervaren stembureauleden en reserveleden. 
Ik zorg voor de inrichting van de systemen, verstuur de uitnodigingen voor de training die stembureauleden moeten volgen en houd de voortgang bij. Daarna deel ik iedereen in en worden de leden officieel benoemd. Het is echt een hele planning op zich.”

Daniella:

“Vervolgens komt het formele stuk: officiële besluiten opstellen, publicaties regelen, draaiboeken maken, de website en applicaties inrichten en contact houden met de Kiesraad. Alles moet volgens de regels én openbaar vastgelegd worden. Dat betekent behoorlijk wat administratie. Bij gemeenteraadsverkiezingen is het nog uitgebreider. Dan zijn wij zelf het centraal stembureau en regelen we ook de kandidaatstelling en de politieke partijen. Dat geeft extra verantwoordelijkheid.”

Monique: 

“En dan heb je natuurlijk nog alle praktische voorbereidingen. Elk stembureau krijgt een compleet koffertje met formulieren, lijsten en materialen. Alles moet gecontroleerd, aangevuld en op tijd klaargezet worden: proces-verbalen, posters, potloden, noem maar op.
Onze collega’s van de buitendienst zijn daarbij echt onmisbaar. Zij brengen en halen alle materialen, richten de stemlokalen in, plaatsen de posters en staan op de verkiezingsdag stand-by. Voor het centraal tellen maken we gebruik van hun loods, die zij speciaal voor ons leegmaken en schoonmaken.”
Daniella: “Eigenlijk zijn verkiezingen één grote puzzel. Je bent continu aan het plannen en afstemmen. Vergeet je één stukje, dan merk je dat meteen op de verkiezingsdag.”

Hoe ziet de verkiezingsdag er voor jullie uit?

Monique: 

“Ik begin rond half zeven. De voorzitters van de stembureaus halen hun koffertje op met alle spullen. Daarna gaat de telefoon eigenlijk continu. Bij vragen of bij het uitvallen van stembureauleden moet ik snel schakelen. Soms zit ik met twee telefoons tegelijk. Gelukkig hebben we tegenwoordig ook een app waar stembureauleden vragen kunnen stellen. Een collega zit klaar om die vragen te beantwoorden.” 

Daniella:

“Het is een lange dag. Soms zijn we tot twee uur ’s nachts bezig. Want na de sluiting van de stembureaus gaat voor ons het werk nog verder. Denk aan het publiceren van de uitslagen en het inleveren van de materialen.”

Wanneer zijn de verkiezingen voor jullie echt klaar?

Daniella: 

“Een aantal dagen na de verkiezingen wordt de uitslag officieel bekendgemaakt. Dat doet het Centraal Stembureau in een openbare bijeenkomst. Verkiezingen zijn een zorgvuldig proces. Er zijn veel regels aan verbonden. Zo moeten de uitslagen bijvoorbeeld drie maanden online blijven staan. De Kiesraad controleert dat ook.”

Monique: 

“Voor mij is dat als alle vergoedingen aan de stembureauleden zijn uitbetaald en alle spullen zijn opgeruimd.”

Vinden jullie het leuk werk om te doen?

Daniella: 

“Ja, zeker. Het is vooral doen en ik ben een doener. We hebben in de verkiezingsperiode met zoveel mensen contact. Het bestuur, collega’s van andere afdelingen, maar ook mensen van buiten het gemeentehuis: de drukker, de stembureauleden, mensen van de post…”

Monique: 

“Het is geweldig om te doen. Je werkt met zoveel mensen samen en al die mensen heb je nodig. Gezamenlijk hebben we het hetzelfde doel: de verkiezingen goed laten verlopen. We hebben al wat verkiezingen achter de rug, dus we kennen veel mensen. Soms voelt het als één grote familie.”